POST TEST KENDALI DAN AUDIT SISTEM INFORMASI

15 AREA PENGENDALIAN

1.     Integritas Sistem

·        Ketersediaan dan kesinambungan sistem komputer untuk user

·        Kelengkapan, Keakuratan, Otorisasi, serta proses yg auditable

·        Persetujuan dari user atas kinerja sistem yang diinginkan

·        Preventive maintenance agreements untuk seluruh perlengkapan

·        Kesesuaian kinerja antara S/W dan jaringan dengan yang diharapkan

·        Serta adanya program yang disusun untuk operasi secara menyeluruh

2.     Manajemen Sumber Daya (Perencanaan Kapasitas)

·        Faktor-faktor yang melengkapi integritas sistem

·        Yaitu meyakini kelangsungan (ongoing) H/W, S/W, SO,S/W aplikasi, dan komunikasi jaringan komputer, telah di pantau dan dikelola pada kinerja yang maksimal namun tetap dengan biaya yang wajar.

·        Hal-hal tersebut di dokumentasikan secara formal, demi proses yang berkesinambungan

3.     Pengendalian Perubahan S/W Aplikasi dan S/W sistem

·        Menentukan adanya keterlibatan dan persetujuan user dalam hal adanya perubahan terhadap s/w aplikasi dan s/w sistem

·        Setiap pengembangan dan perbaikan aplikasi harus melalui proses formal dan di dokumentasikan serta telah melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem yang dibakukan dan disetujui.

4.     Backup dan Recovery

·        Demi kelangsungan usaha, harus tersedia data processing disaster recovery planning (rencana pemulihan data dan pusat sistem informasi apabila terjadi kehancuran),

·        Baik berupa backup dan pemulihan normal, maupun rencana contingency untuk kerusakan pusat SI (lokasi gedung, peralatanya, SDM-nya maupun manualnya).

5.     Contigency Planning

·        Perencanaan yang komprehenshif di dalam mengantisipasi terjadinya ancaman

·        Terhadap fasilitas pemrosesan SI

·        Dimana sebagian besar komponen utama dari disaster recovery plan telah dirumuskan dengan jelas, telah di koordinasikan dan disetujui, seperti critical application systems, identifikasi peralatan dan fasilitas penunjang H/W, sistem S/W dan sebagainya.

6.     System S/W Support

·        Pengukuran pengendalian dalam pengembangan, penggunaan, dan pemeliharaan dari S/W SO, biasanya lebih canggih dan lebih cepat perputarannya dibandingkan dengan S/W aplikasi dengan ketergantungan yang lebih besar kepada staf teknik untuk integritas fungsionalnya

·        Pengukuran kendali pengamanan aplikasi individu maupun pengamanan logika sistem secara menyeluruh (systemwide logical security)

7.     Dokumentasi

·        Integritas dan ketersediaan dokumen operasi, pengembangan aplikasi, user dan S/W sistem

·        Diantaranya dokumentasi program dan sistem, buku pedoman operasi dan schedule operasi,

·        Untuk setiap aplikasi sebaiknya tersedia dokumentasi untuk tiap jenjang user.

8.     Pelatihan atau Training

·        Adanya penjenjagan berdasarkan kemampuan untuk seluruh lapisan manajemen dan staf, dalam hal penguasaannya atas aplikasi-aplikasi dan kemampuan teknisnya.

·        Serta rencana pelatihan yang berkesinambungan

9.     Administrasi

·        Struktur organisasi dan bagannya, rencana strategis, tanggungjawab fungsional, job description, sejalan dengan metoda job accounting dan/atau charge out yang digunakan.

·        Termasuk didalamnya pengukuran atas proses pengadaan dan persetujuan untuk semua sumber daya SI.

10.                        Pengendalian Lingkungan dan Keamanan Fisik

·        Listrik, peyejuk udara, penerang ruangan, pengaturan kelembaban, serta kendali akses ke sumber daya informasi

·        Pencegahan kebakaran, ketersediaan sumber listrik cadangan,

·        Juga pengendalian dan backup sarana telekomunikasi

11.                        Operasi

·        Diprogram untuk merespon permintaan/keperluan SO

·        Review atas kelompok SO berdasarkan job schedulling, review yang terus-menerus terhadap operator, retensi terhadap console log message, dokumentasi untuk run/restore/backup atas seluruh aplikasi

·        Daftar personel, dan nomor telepon yang harus dihubungi jika muncul masalah SO, penerapan sistem sift dan rotasi serta pengambilan cuti untuk setiap operator.

12.                        Telekomunikasi

·        Review terhadap logical and physical access controls

·        Metodologi pengacakan (encryption) terhadap aplikasi electronic data interchange (EDI)

·        Adanya supervisi yang berkesinambungan terhadap jaringan komputer dan komitmen untuk ketersediaan jaringan tersebut dan juga redundansi saluran telekomunikasi.

13.                        Program Libraries

·        Terdapat pemisahan dan prosedur pengendalian formal untuk application source code dan compiled production program code dengan yang disimpan di application test libraries development

·        Terdapat review atas prosedur quality assurance.

14.                        Application Support (SDLC)

·        Bahwa proses tetap dapat berlangsung walaupun terjadi kegagalan sistem

·        Sejalan dengan kesinambungan proses untuk inisiasi  sistem baru, manajemen

·        proyek, proses pengujian yang menyeluruh antara user dan staf SI

·        Adanya review baik formal maupun informal terhadap tingkat kepuasan atas SDLC yang digunakan.

15.                        Pengendalian Mikrokomputer

·        Pembatasan yang ketat dalam pengadaan, pengembangan aplikasi, dokumentasi atas aplikasi produksi maupun aplikasi dengan misi yang kritis, sekuriti logika, dan fisik terhadap microcomputer yang dimiliki,

·        Serta pembuatan daftar inventaris atas H/W, S/W, serta legalitas dari S/W untuk menghindari tuntutan pelanggaran hak cipta.

PRE TEST KENDALI DAN AUDIT SISTEM INFORMASI

PERUBAHAN KONSEP KETERSEDIAAN PENGENDALIAN KE KONSEP PROSES PENCAPAIAN TUJUAN

Berdasarkan perkembangan di bidang manajemen SDM tersebut, konsep pengendalian internal juga mengalami perubahan dari konsep ketersediaan pengendalian dan beralih ke konsep proses pencapaian tujuan.

Dengan konsep baru tersebut, disadari bahwa intelektualitas tidak lagi terletak pada pucuk pimpinan, tetapi terletak dilapisan bawah. Mereka yang deket dengan konsumen-lah yang paling mengerti dengan kebutuhan pasar. Pengorganisasian yang paling tepat untuk kondisi seperti ini adalah seperti pengorganisasian orkes simponi.

Organisasi ini sepenuhnya akan digerakan oleh dinamika para pekerja (ujung tombak) sesuai spesialisai masing-masing. Untuk menjaga kekompakan agar terjadi irama yang serasi, dibutuhkan seorang manajer yang berfungsi sebagai konduktor. Manajer tersebut tidak lagi harus memiliki pengetahuan teknis seperti yang dimiliki pemain orkesnya, tetapi yang diperlukan hanya seorang yang mampu mengatur tempo dan menguasai tingkatan nada.

3 Aspek Kata Kunci pada Definisi Kontrol dan Langkah-langkah dalam Perencanaan Audit

Tiga aspek kata kunci definisi kontrol, yaitu : 

1. Pengendalian adalah sebuah sistem (a control is a system) Dengan kata lain, terdiri dari sekumpulan komponen yang saling berelasi yang berfungsi secara bersama-sama untuk menyelesaikan suatu maksud dan tujuan.
   
2. Keabsahan / kebenaran dari suatu kegiatan (unlawful events) Keabsahan kegiatan dapat muncul jika tidak ada otoritas (unauthorized), tidak akurat (inaccurate), tidak lengkap (incomplete), redundansi (redundant), tidak efektif (ineffective) atau tidak efisien (inefficient) pemasukan data kedalam sistem.
3.  Pemeriksaan digunakan untuk mencegah (prevent), mendeteksi (detect) atau mengkorekso (correct) kejadian/peristiwa yang tidak sesuai dengan aturan atau hukum (unlawful events).
   

Langkah-langkah perencanaan audit:

1.      Lingkungan Pemeriksaan (Control Environment)    

Lingkungan pengendalian memberikan nada pada suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para anggotanya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi komponen Pengendalian Internal lainnya, memberikan disiplin dan struktur. Faktor lingkungan pengendalian termasuk :

• Integritas, nilai etika dan kemampuan orang-orang dalam entitas
• Filosofi manajemen dan Gaya Operasi;
• Cara Manajemen untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab, meng-organisasikan dan mengembangkan orang-orangnya
• Kebijakan dan praktek sumber daya manusia
• Perhatian dan arahan yang diberikan dewan direksi.

2.      Perkiraan Resiko (Risk Assessment)

Seluruh entitas menghadapi berbagai macam resiko dari luar dan dalam yang harus ditaksir. Prasyarat dari Risk Assessment adalah penegakan tujuan, yang terhubung antara tingkatan yang berbeda, dan konsisten secara internal. Risk Assessment adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan, membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur. Karena kondisi ekonomi, industri, regulasi, dan operasi selalu berubah, maka diperlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan menghadapi resiko-resiko spesial terkait dengan perubahan tersebut.

3.      Aktivitas Pemeriksaan (Control Activities)

Control Activities adalah kebijakan dan prosedur membantu meyakinkan manajemen bahwa arahannya telah dijalankan. Control Activities membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil dalam menghadapi resiko sehingga tujuan entitas dapat tercapai. Control Activities terjadi pada seluruh organisasi, pada seluruh level, dan seluruh fungsi. Control activities termasuk berbagai kegiatan yang berbeda-beda, seperti :

• Penyetujuan (Approvals)
• Otorisasi (Authorization)
• Verifikasi (Verifications)   
• Rekonsiliasi (Reconciliations)
• Review terhadap performa operasi (Reviews of Operating Performance)
• Keamanan terhadap Aset (Security of Assets)
• Pemisahan tugas (Segregation of duties)

Pengendalian terhadap sistem informasi meliputi dua cara:

1. General controls, mencakup kontrol terhadap akses, perangkat lunak, dan system development.
2. Application controls, mencakup pencegahan dan deteksi transaksi yang tidak terototrisasi.     Berfungsi untuk menjamin completeness, accuray, authorization and validity dari proses transaksi.

4.      Komunikasi dan Informasi (Information and Communication)

Informasi yang bersangkutan harus diidentifikasi, tergambar dan terkomunikasi dalam sebuah form dan timeframe yang memungkinkan orang-orang menjalankan tanggung jawabnya. Sistem informasi menghasilkan laporan, yang berisi informasi operasional, finansial, dan terpenuhinya keperluan sistem, yang membuatnya mungkin untuk menjalankan dan mengendalikan bisnis.

Informasi dan Komunikasi tidak hanya menghadapi data-data yang dihasilkan internal, tetapi juga kejadian eksternal, kegiatan dan kondisi yang diperlukan untuk memberikan informasi dalam rangka pembuatan keputusan bisnis dan laporan eksternal. Komunikasi yang efektif juga harus terjadi dalam hal yang lebih luas, mengalir ke bawah, ke samping dan ke atas organisasi. Seluruh personel harus menerima dengan jelas pesan dari manajemen teratas bahwa pengendalian tanggung jawab diambil dengan serius.

Para personel harus mengerti peran mereka dalam sistem pengendalian internal, sebagaimana mereka mengerti bahwa kegiatan individu mereka berhubungan dengan pekerjaan orang lain. Mereka harus memiliki niat untuk mengkomunikasikan informasi yang signifikan kepada atasannya. Selain itu juga dibutuhkan komunikasi efektif dengan pihak eksternal, seperti customer, supplier, regulator, dan Pemegang Saham.

5.      Pengawasan (Monitoring)

Sistem pengendalian internal perlu diawasi, sebuah proses untuk menentukan kualitas performa sistem dari waktu ke waktu. Proses ini terselesaikan melalui kegiatan pengawasan yang berkesinambungan, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya. Kegiatan ini termasuk manajemen dan supervisi yang reguler, dan kegiatan lainnya yang dilakukan personel dalam menjalankan tugasnya. Luas dan frekuensi evaluasi terpisah, akan tergantung pada terutama penaksiran resiko dan efektifnya prosedur monitoring yang sedang berlangsung. Ketergantungan sistem pengendalian harus dilaporkan kepada atasan, dengan masalah yang serius juga dilaporkan kepada manajemen teratas dan dewan direksi. Yang merupakan Soft Control sebagai berikut:

1.      Lingkungan pengendalian (Control Environment)

2.      Penilaian resiko (Risk Assesment)

Yang merupakan Hard Control sebagai berikut:

1.      Aktivitas pengendalian (Control Activities)

2.      Informasi dan komunikasi (Information and Communication)

3.      Pemantaun (monitoring)

Sumber :

http://dian-pl.blogspot.com/2014/11/5-komponen-sistem-pengendalian-internal.html